Mit der Planung der Feier steht und fällt der Erfolg

Tisch bei einer großen Feier
Foto: Chawki via Twenty20

Zunächst einmal ist es eine schöne Aufgabe, die Planung für eine große Gartenparty oder Familienfeier anzugehen. Das Wichtigste hierbei ist, die Planung so detailliert und minutiös wie möglich zu gestalten. Wenn hier nichts dem Zufall überlassen wird, ist das gute Gelingen der Feier schon weitestgehend gesichert.

Die wichtigsten Eckdaten sollten schriftlich erfasst werden, um danach Schritt für Schritt ins Detail gehen zu können. Die folgende Aufzählung benennt wesentliche Eckpunkte:

  • Welches ist der Anlass?
  • Wann soll das Ereignis stattfinden?
  • Welche Location passt? Garten oder doch lieber eine Lokalität?
  • Welche und wie viele Gäste werden geladen?
  • Welche Tischform ist für den Anlass geeignet?
  • Was soll an Speisen und Getränken angeboten werden?
  • Welche Dekoration ist passend?
  • Welches Rahmenprogramm ist vorgesehen?

Der Anlass bestimmt auch die weiteren Entscheidungen. So wird man für eine Hochzeit eine andere Location mit anderen Gästen wählen als für eine betriebliche Jubiläumsfeier.

Beim Festlegen des Datums sollte berücksichtigt werden, ob es mit den anvisierten Gästen auch mehrheitlich passend ist. Feiertage, Ferienzeiten, andere Jubeltage im Kreis der Familie oder, im Falle einer betrieblichen Veranstaltung, das Tagesgeschäft kann einer Feier abträglich sein, wenn sich hier zu viele Überschneidungen ergeben.

Die Anforderungen an die Location sollte unter folgenden Gesichtspunkten gestellt werden:

  • Entspricht sie vom Ambiente her dem Anlass und den gestellten Anforderungen
  • Ist die Location vom Mobiliar und vom technischen Equipment her für die Feierlichkeit ausgestattet und bietet sie genug Platz für die angedachten Bedürfnisse? Dieses könnten Tische, Stühle, Bar, Tanzfläche, Bühne, Freifläche etc. sein. Sollte es sich um klassische Gastronomieeinrichtung handeln, so ist diese entweder schon vorhanden oder beim spezialisierten Dienstleister zu mieten.
  • Ist die Location gut zu erreichen oder lässt es sich einrichten, dass den Gästen ein Shuttle angeboten wird?
  • Wie sind die Nachbarschaftsverhältnisse oder muss man im Zweifel eine Genehmigung für die Feier bei der Stadtverwaltung einholen.
  • Nicht zuletzt, das gilt aber bei allen anderen Punkten ebenso, ist die Frage des Budgets zu bestimmen.

Die Anzahl der Gäste entscheidet wesentlich über die Kosten und die Anforderungen an Location und eventuell den Caterer.

Welche Gäste geladen werden, wird Einfluss auf die gesamte Stimmung nehmen. Insgesamt bleibt festzustellen, dass sich bei einer größeren Feierlichkeit eine Tischordnung mit 8er bis 10er Tischen bewährt hat. Das erleichtert einerseits die Platzierung nach Interessen, Sympathien etc. und garantiert eine gute Kommunikationsmöglichkeit der Gäste untereinander am Tisch.

Die Auswahl der Speisen und Getränke wird vom Gastgeber bestimmt

Ein guter Gastgeber achtet allerdings darauf, dass bei der Speisenauswahl einer Mehrheit der Gäste eine gute kulinarische Erfahrung geboten wird. Das schließt Spezialitäten wie Wild oder Lamm in der Regel aus. Falls dies von der Küchenleistung bzw. vom Caterer leistbar ist, empfiehlt sich das Angebot eines Menüs mit Hauptgang zur Wahl. Hierbei wird allen Gästen dieselbe Suppe oder Vorspeise serviert, beim Hauptgang entscheidet man sich beispielsweise zwischen Fisch, Fleisch und Vegetarisch. Der Nachtisch ist dann wieder für alle Gäste derselbe. Ein Buffet ist erfahrungsgemäß die zweite Wahl, da es, sobald die ersten Gäste bedient wurden, sehr an Attraktivität verliert, um nicht zu sagen verwüstet aussieht.

Bei den Getränken sollte man zwei verschiedene Mineralwasser anbieten, je zwei weiße und zwei rote Weine sind ausreichend. Bei Bier und den alkoholfreien Getränken kann man sich auf einige wenige Klassiker beschränken.

Die Dekoration wird dem Anlass entsprechend gewählt. Vielleicht steht die Feier unter einem Motto, welches dann die entsprechenden Anregungen schon vorgibt. Man macht nichts falsch, wenn man weiß eindeckt und mit einem netten Blümchen, einer Kerze und, je nach Geschmack, mit einem Dekorband die Tische schmückt.

Sollte ein Rahmenprogramm vorgesehen sein, so muss man die Technik checken, ob dieses auch wie gewünscht durchführbar ist.

Die Tische, Stühle wie die gesamte Gastronomieeinrichtung kann in der Regel beim Caterer mitbestellt werden, was absolut zu empfehlen ist, da dies von Auf- und Abbauarbeiten befreit.

Nach einer sorgfältigen Planung kann man selbst Gast auf der Feier sein und diese genießen.